Uvod: digitalizacija kao nužnost

Procena rizika dugo se oslanjala na Word i Excel dokumente, što je u praksi donosilo probleme sa usklađenošću, preglednošću i dokazivanjem istorije izmena. Novi standard SRPS A.L2.003:2025 jasno propisuje da se mora voditi Digitalni Registar Procene Rizika – centralno mesto gde se čuvaju svi akti, evidencije i izveštaji.

Bez ovakvog rešenja, teško je odgovoriti na zahteve inspekcija, obezbediti kontinuitet i smanjiti rizik od grešaka. Zato je digitalizacija postala nužnost, a ne izbor. Digitalni registar je temelj nove metodologije procene rizika i ključni element usklađenosti sa standardom.

Zašto Excel i Word nisu dovoljni

Mnogi menadžeri rizika i dalje pokušavaju da procese vode kroz Excel tabele i Word obrasce. Međutim, ovakav pristup ima ozbiljna ograničenja:

• Nema istorije promena – teško je dokazati ko je i kada menjao dokument.
• Nepouzdanost – greška u formuli ili kopiranju znači da akt neće biti usklađen sa standardom i metodologijom.
• Fragmentacija – akti se čuvaju u različitim fajlovima i folderima, što otežava preglednost.
• Neadekvatna zaštita podataka – lokalni fajlovi nisu usklađeni sa zahtevima bezbednosnih standarda.
• Nemogućnost integracije – Excel i Word ne omogućavaju lako povezivanje sa drugim sistemima ili centralizovanim platformama.

Drugim rečima, Word i Excel nisu projektovani da budu Digitalni Registar Procene Rizika.

Prednosti digitalnog registra u AKTER softveru

AKTERrešava ove izazove i uvodi red u proces procene rizika. Njegov digitalni registar donosi:

• Centralizaciju – svi akti na jednom mestu, dostupni ovlašćenim korisnicima.
• Sigurnost – kontrolisan pristup, zaštita podataka i usklađenost sa standardom.
• Istorija promena – kompletna istorija izmena, spremna za inspekciju u svakom trenutku.
• Brzinu – lako pretraživanje i filtriranje, što štedi sate rada.
• Preglednost – vizuelni prikazi i jednostavan interfejs za korisnike.
• Efikasno upravljanje verzijama – jasno se vidi koja verzija akta je važeća, bez konfuzije oko „najnovijeg fajla“.
• Integraciju sa drugim procesima – mogućnost povezivanja sa dokumentacionim sistemima i internim procedurama.
• Skalabilnost – pogodnost za male firme, ali i za velike sisteme i kritičnu infrastrukturu.

Poređenje: Excel vs. Digitalni Registar

Da bi se razlika još jasnije videla, evo kratkog poređenja:

Karakteristika	Excel / Word	Digitalni Registar u AKTER-u
Usklađenost sa SRPS A.L2.003:2025	❌ Delimična	✅ Potpuna
Istorija promena	❌ Ograničeno ili nikako	✅ Kompletna evidencija
Centralizacija dokumenata	❌ Fajlovi rasuti	✅ Sve na jednom mestu
Brzina pronalaženja	❌ Sporo	✅ Sekunde
Sigurnost podataka	❌ Lokalni fajlovi	✅ Zaštićeni sistem
Preglednost i interfejs	❌ Zavisi od korisnika	✅ Jednostavan i vođen proces

Kako izgleda unos podataka u Digitalni Registar (korak‑po‑korak)

Digitalni registar funkcioniše kao baza podataka u koju se sistematski upisuju sve informacije relevantne za procenu rizika. Podaci mogu poticati direktno od korisnika kroz vođene obrasce, ali i iz automatskih proračuna same aplikacije u skladu sa metodologijom. Na taj način se obezbeđuje potpunost, tačnost i usklađenost svakog unosa.

1) Unos osnovnih podataka

Beleže se ključne informacije o objektu, organizacionoj celini, odgovornim licima i kontekstu poslovanja. Ovi podaci čine osnovu za dalje procene i omogućavaju precizno povezivanje rizika sa konkretnim okruženjem.

2) Identifikacija pretnji i procena rizika

Kroz vođene obrasce sistematski se prikupljaju podaci o potencijalnim pretnjama i ranjivostima. AKTER primenjuje metodologiju po SRPS A.L2.003:2025 i automatski računa nivo rizika.

3) Definisanje mera

Korisnik unosi i dokumentuje predložene mere zaštite, rokove i nosioce odgovornosti. Softver omogućava povezivanje svake mere sa konkretnim rizikom i prati njeno sprovođenje.

4) Generisanje akta

Na osnovu svih unosa i proračuna softver kreira akt o proceni rizika u formatu usklađenom sa standardom, spreman za internu upotrebu i inspekciju.

5) Održavanje i revizije

Digitalni registar omogućava planiranje i praćenje periodičnih revizija. Svaka izmena se automatski beleži u istoriji promena, čime se obezbeđuje potpun sled događaja.

Dodatno objašnjenje: Svaka verzija akta dobija svoj jedinstveni ID i elektronski trag. Akt je dodeljen određenom menadžeru rizika koji je odgovoran za njegovu izradu i ažuriranje. Administrator sistema po potrebi može preraspodeliti uloge i dodeliti akt drugom menadžeru, koji tada preuzima punu odgovornost. Na primer, ako menadžer promeni firmu ili pređe na drugi projekat, administrator može jednostavno prebaciti akt novom odgovornom licu kako bi se kontinuitet rada zadržao.

Pravna obaveza i posledice neusklađenosti

Digitalni Registar Procene Rizika je zahtev važećeg standarda. Neusklađenost u praksi znači:

• Inspekcijske mere – nalozi za otklanjanje nepravilnosti i kratki rokovi za usklađivanje.
• Operativni rizik – teže dokazivanje odgovornosti i sledljivosti u incidentima.
• Organizacioni trošak – dodatno vreme i resursi na ručno prikupljanje dokaza.

Uvođenjem registra kroz softver za procenu rizika smanjujete verovatnoću greške i podižete nivo spremnosti za nadzor.

Primeri iz prakse

• Inspekcija: inspekcijski organi mogu lakše i brže da utvrde validnost akta i ko je odgovoran za njegovu izradu.
• Kritična infrastruktura: u energetici i transportu ključan je kontinuitet. Digitalni registar omogućava uvid u sve akte, sledljivost i jasnu odgovornost.
• Javni sektor: škole i opštine imaju jednostavan pregled obaveznih akata i mogu ih deliti sa nadležnim institucijama bez greške.

Česta pitanja (FAQ)

1. Da li mogu da prebacim stare akte u digitalni registar?
Ne. Stari akti su često rađeni bez jasne strukture i prema staroj metodologiji, koja se značajno razlikuje od novog standarda. Zato ih nije moguće jednostavno prebaciti; potrebno je izraditi nove akte u skladu sa SRPS A.L2.003:2025.

2. Šta ako nemam iskustva sa softverom?
Korišćenje AKTER-a je jednostavno, a svako kreće kroz obuku i demo pristup, tako da se korisnici brzo uvode u sistem.

3. Da li digitalni registar važi samo za obavezne akte?
Digitalni registar koji je integrisan u Akter namenjen je isključivo izradi Akta o proceni rizika po važećem standardu i ne može se koristiti za druge namene. Na zahtev korisnika može se uraditi integracija sa drugim registrima ili sistemima.

4. Kako se AKTER razlikuje od DMS rešenja?
Dokumentacioni sistemi (DMS) služe za čuvanje fajlova, ali ne poznaju metodologiju procene rizika niti obezbeđuju usklađenost sa SRPS A.L2.003:2025. AKTER je specijalizovan softver za procenu rizika i njegovo jezgro je Digitalni Registar Procene Rizika.

5. Kako digitalni registar pomaže menadžerima rizika u svakodnevnom radu?
Omogućava da se svi akti brzo pronađu, ažuriraju i prikažu u skladu sa standardom. Menadžeri rizika time štede vreme na administraciji i fokusiraju se na suštinsku analizu bezbednosnih rizika.

6. Koliko često treba ažurirati akt i registar?
Rokovi za ažuriranje i revizije akata jasno su definisani samim standardom SRPS A.L2.003:2025. Akt se mora preispitivati nakon svake značajne promene (promena objekta, procesa, mera), ali i periodično u rokovima koje standard propisuje – što znači da to nije stvar slobodne procene ili preporuke, već obavezan postupak.

Zaključak

Digitalni Registar Procene Rizika više nije opcija – to je standard i obaveza.

AKTER softver za procenu rizika omogućava da taj zahtev pretvorite u prednost: brže procedure, sigurnije podatke, bolju preglednost i uvek spremnu dokumentaciju. Posebno u oblastima kritične infrastrukture i javnog sektora, digitalni registar je alat koji obezbeđuje pouzdanost i efikasnost.

Prijavite se na AKTER obuku i pogledajte kako funkcioniše digitalni registar u praksi