granice tradicionalnih alata

Godinama su se procene rizika radile u Word i Excel fajlovima. Menadžeri rizika kreirali su tabele, pravili formule i unosili podatke ručno. U nekim organizacijama korišćeni su DMS (Document Management System) sistemi ili cloud servisi poput Office 365 za čuvanje dokumenata. Međutim, novi standard SRPS A.L2.003:2025 jasno propisuje da je za procenu rizika obavezno korišćenje programske aplikacije sa Digitalnim Registrom Procene Rizika. Excel, DMS i cloud sistemi jednostavno nisu dovoljni.

Šta standard zapravo zahteva

Standard jasno definiše dve ključne komponente:

1. Aplikativni softver – član 3.1.16: „Aplikativni softver… omogućava unos podataka u digitalni registar… koristi se za izračunavanje vrednosti koje su definisane po metodologiji ovog standarda…”

2. Digitalni registar – član 3.1.15: „Digitalni registar… baza podataka… sadrži sve podatke u vezi sa izrađenim procenama rizika… mora da obezbedi: bezbednost podataka (autorizacija, enkripcija, backup), integritet (logovanje svih izmena), integraciju sa drugim sistemima (API, izvoz/uvoz podataka).”

Zašto Excel nije dovoljan

• Nema validaciju unosa po standardu – svako može uneti bilo koju vrednost.
• Nema validaciju i metodologiju po standardu – iako se u Excelu mogu koristiti formule i makroi, ne postoji ugrađena kontrola unosa niti obavezna metodologija SRPS A.L2.003:2025.
• Nema istoriju promena – teško je dokazati ko je i kada menjao podatke.
• Nema centralizovanu logiku – fajlovi su rasuti i ne povezuju se u registar.
• Nema automatizaciju – sve proračune korisnik radi sam.

Zašto DMS i cloud nisu dovoljni

• DMS je arhiva, a ne alat – čuva dokumente, ali ne zna metodologiju procene rizika.
• Cloud čuvanje fajlova nije registar – Word ili PDF dokument u oblaku nije isto što i baza podataka.
• DMS može pratiti verzije dokumenata, ali ne i izmene unutar njih – verzije dokumenata nisu isto što i sledljivost svake pojedinačne vrednosti u obrascima. Standard zahteva praćenje izmena na nivou podataka, što DMS nije namenjen da obezbedi.
• Ne obezbeđuje integraciju – DMS ne nudi API povezivanje niti logovanje svih aktivnosti.

Pogrešno tumačenje Priloga C

Prilog C je informativni prilog koji daje primer podataka koji treba da budu u Digitalnom registru. On je nesrećno napravljen i često dovodi ljude u zabludu jer izgleda kao da su to obavezne kolone u Excel tabeli. Međutim, najbitnije je da je Prilog C samo ilustrativan primer, a ne sam digitalni registar. Digitalni registar mora da sadrži sve podatke iz obrazaca, rezultate izračunavanja po metodologiji, istoriju izmena i logove. Drugim rečima, digitalni registar nije Excel tabela, već živa baza podataka …

Prednosti programske aplikacije

AKTER softver za procenu rizika uvodi potpuno novi pristup:

• Digitalni obrasci – svi obrasci iz standarda su digitalizovani i dostupni u aplikaciji.
• Automatski proračuni – softver sam računa nivo rizika na osnovu unetih podataka.
• Digitalni registar – svi podaci se beleže u centralnoj bazi i čuvaju u skladu sa standardom.
• Istorija promena – svaka izmena je zabeležena i dostupna za inspekciju.
• Generisanje akta – softver kreira akt u formatu usklađenom sa SRPS A.L2.003:2025.
• Sigurnost i kontrola pristupa – podaci su zaštićeni, a pristup se dodeljuje prema ulogama.
• Integracija sa drugim sistemima – kroz API i eksport podataka moguće je povezivanje sa drugim bezbednosnim platformama.

Primer iz prakse

Zamislite situaciju kada menadžer rizika napusti organizaciju ili promeni poziciju. U Excel fajlovima ili DMS-u često nije jasno ko je poslednji unosio podatke i koje verzije su važeće. U AKTER softveru, svaki unos i svaka izmena beleže se u istoriji promena, uz datum i ime odgovornog lica. Tako organizacija zadržava kontinuitet i sigurnost podataka, bez obzira na kadrovske promene.

Česta pitanja (FAQ)

Da li mogu da nastavim da koristim Excel i samo ga arhiviram u DMS?
Ne. Standard propisuje da se akt mora izrađivati i čuvati kroz digitalni registar u programskoj aplikaciji.

Šta dobijam korišćenjem aplikacije u odnosu na DMS?
Pored arhive dokumenata, dobijate vođeni proces, automatske proračune, evidenciju svih promena i sigurnu bazu podataka.

Kako aplikacija olakšava rad menadžera rizika?
Uklanja ručne proračune, eliminiše mogućnost greške i štedi vreme kroz automatizaciju i vođene obrasce.

Da bi se ispunili obavezni zahtevi standarda SRPS A.L2.003:2025, nije dovoljno koristiti Excel, DMS ili cloud servise. Potrebna je specijalizovana programska aplikacija koja obezbeđuje digitalni registar, sledljivost i potpunu usklađenost.

Isprobajte AKTER softver za procenu rizika i uverite se zašto je jedino pravo rešenje za digitalizovanu i usklađenu procenu rizika.